MS Access – Was spricht dafür?

Dies ist keine weitere Beschreibung der allgemeinen Vor- und Nachteile von MS Access. Dazu finden Sie im Anschluss eine kommentierte Aufstellung bekannter Artikel zum Thema. Meines Erachtens (im Artikel durch m.E. abgekürzt) sprechen aus Sicht der Benutzer Gründe für MS Access, aus Sicht professioneller Entwickler Gründe gegen MS Access. Dieser Artikel gibt Ihnen Kriterien für Ihre eigene Abwägung und Entscheidung an die Hand.

MS Access-Bestandteile

Datenbank-Software

Oft wird bei MS Access fälschlich nur von einer Datenbank-Software (kurz DBMS) geredet. Dabei ist das DBMS nur ein Teil von MS Access (siehe in Abbildung Datenverwaltung). Spätestens seit dem Jahr 2000 sind die verschiedenen Schnittstellen (ODBC, Native Client) zu DBMS mit Server integraler Bestandteil von Windows und sehr ausgereift. Deshalb wird eine professionelle moderne Anwendung für die Unterstützung von Geschäftsprozessen immer aufgeteilt:

  1. Für die Datenverwaltung sollte ein Backend (auf einem Server, extra PC) eingesetzt werden.
  2. MS Access wird dann als Frontend zur Dateneingabe (Dialoge und Formulare) und Ausgabe (Berichte, Belege) verwendet.

Grundsätzlich empfehle ich Firmenkunden mit mehr als 5 Benutzern als Datenbanksystem z.B. SQL Server (auch als kostenlose Express-Version). Für einen Profi wie mich bringt dies keinen Mehraufwand mit sich. Jedoch bringt dies nicht nur bei anwachsenden Datenmengen und Benutzeranzahl viele Vorteile mit sich.

Der Kunde entscheidet!

MS Access ist eine All-in-One Lösung (siehe Abbildung) . Das unterscheidet m.E. MS Access von anderen Werkzeugen, um eine Datenbank unterstützte Anwendung zu entwickeln. Da MS Access seit 1992 auf dem Markt ist und immer wieder verbessert wurde, aber auch wegen der einfachen Bedienung, wurde es zu einer sehr beliebten Software. Daraus folgt, dass viele Benutzer die Software oder MS Access-Anwendungen kennen. Doch auch hier gilt wie oft im Leben: Nur weil MS Access sofort (weil installiert) verfügbar und vermeintlich einfach ist, ist es nicht für jede derartige Aufgabe das richtige Werkzeug.

Keine Kosten für Runtime-Lizenzen

Zumindest bei den Unternehmenslizenzen [1] des MS Office-Pakets gehört Access nach wie vor dazu. Da die kostenpflichtige Version von MS Access ein Werkzeug ist, also viele Editoren beinhaltet um Abfragen, Formulare, Berichte u.w. zu bearbeiten, reicht für die täglich Arbeit mit einer MS Access-Anwendung die kostenlose Laufzeitumgebung (Runtime [2] ) aus.

Bereit für viele Benutzer

Wie bereits oben unter Datenbank-Software beschrieben, wird im professionellen Umfeld die Datenverwaltung und Ein- und Ausgabe getrennt. Deshalb kann eine MS Access Anwendung grundsätzlich im Netzwerk für mehrere Benutzer mit unterschiedlichen Berechtigungen eingesetzt werden.

Bessere Eingabe als im Web

Die ereignisorientierte Dateneingabe, d.h. zum Beispiel automatische Aktualisierung von Listen u.Ä. ist direkt in Windows immer noch schneller und intuitiver als bei Web-Anwendungen. Windows-Anwendungen haben grundsätzlich den Vorteil, dass Softwareteile abhängig vom Benutzer und seinen Aufgaben installiert werden können. Darüber hinaus ist über MS Access eine Applikation wesentlich schneller implementiert. Das oft angeführte Argument, Web-Anwendungen seien einfacher zu administrieren, verschweigt oft die heute übliche automatische Verteilung auf den Anwender-PCs und die Verwendung eines Servers im Firmen-Netzwerk.

Schneller Return of Investment ROI

Da die Entwicklung von Formularen und Berichten an die Microsoft Office Anwendungen PowerPoint oder Word angelehnt ist, kann dieser Teil der Anwendung oft von Sachbearbeitern selbst durchgeführt werden. Dies drückt die Kosten, was auch zu einem schnellen ROI führen kann. Beim ROI sollte aber nicht unterschätzt werden, welchen Kostenfaktor die Zufriedenheit und Entlastung der Anwender von täglicher Blindleistung [5] hat. Blindleistung meint hier die tägliche manuelle Suche nach Daten, die Korrektur von Eingaben oder indirekten Fehlern von Eingaben, bei der Abwicklung eines Prozesses. Ich rede von Blindleistung, weil Führungskräfte diese Arbeit nicht sehen oder kennen, diese aber vom Sachbearbeiter täglich im Rahmen seiner Zuständigkeit erbracht wird.

Software direkt für Windows

Laut einer aktuellen (von 01.2023) Marktstudie [6] ist auf über 80% der Desktop-Systeme Windows installiert. Wie bereits erläutert ist aus technischer und Benutzer-Sicht Software zu favorisieren, die die ganze Power von Windows nutzt. Wenn Ihre Benutzer sowieso Windows verwenden, warum dann die Möglichkeiten über eine Browser-App einschränken? Web-Anwendungen sind m.E. nur in eingeschränkten Bereichen gerechtfertigt und bringen Sie nur scheinbar in der Digitalisierung weiter. Bedenken Sie bitte die laufenden Kosten und Abhängigkeiten vom Cloud-Anbieter.

Schnelle intuitive Entwicklung

Viele Aufgaben können bei MS Access über visuelle Editoren intuitiv erledigt werden. In den 1990er Jahren kam dazu das Konzept der Rapid Application Development (abgekürzt RAD) auf. Dieser Vorteil wird m.E. zu Recht oft von professionellen Software-Entwicklern eingeschränkt. Denn Entwicklung auf Code-Ebene ist oft schneller und technisch eleganter, ja effektiver. So ist z.B. bei MS Access nur umständlich ein Versionsverfolgung der Formulare oder Berichte möglich. Wie bereits erwähnt ist m.E. die Stärke von MS Access das reibungslose direkte Zusammenspiel der verschiedenen Entwickler-Bestandteile.

Braucht es eine Programmierung?

Ambitionierte Benutzer können mit MS Access m.E. spätestens seit 2000 ihre eigene Applikation entwickeln und wurden so von Software-Anbietern unabhängiger. Oft wird argumentiert, bei MS Access-Anwendungen sei wenig Programmierung nötig. Aus meiner Erfahrung heraus hat eine gute und langjährig gepflegte Anwendung einen wesentlichen Anteil an gut strukturierten [3] und durchdachten VBA-Programmen [4]. Speziell wenn Anwender über halb- oder vollautomatische Funktionen unterstützt werden sollen, kommt man um eine professionelle Programmierung nicht herum. Wie z.B. die Generierung von Rechnungspositionen auf der Basis einer Auswahl von Angebotspositionen. Da alle MS Office Programme über eine einheitliche VBA-Entwickleroberfläche gesteuert werden, kann ein VBA-Programm sinnvoll sein.

  1. CHIP: Übersicht zu den aktuellen MS Office Lizenzen und Kosten
  2. MS Support: Download Microsoft Access 2016-Runtime
  3. Access Tutorial: Namenskonventionen
  4. Access Tutorial: Programm-Module
  5. Mein Blogbeitrag Blindleistung durch Fehler in Stammdaten und Prozessen
  6. Statista: Aktueller Rang der eingesetzten Desktop-Betriebssysteme
  7. MS Support: Verwalten von Daten mit Access oder Excel